Az Áfa törvény szerint elektronikus számlának minősül minden olyan, az előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be.

 

A számla kibocsátása ténylegesen a számla számlabefogadó részére történő rendelkezésre bocsátással valósul meg. Így elektronikus számlának minősül az eredetileg papír alapon előállított számla is, melyet azonban nem személyesen vagy postai úton hanem beszkennelve, elektronikusan továbbítanak a befogadó részére. (Pl. elektronikus üzenetben küldött pdf számla).

 

A távnyomtatással kibocsátott számlák esetében a bizonylat nem elektronikus, hanem papíralapú számlának minősül. Ilyenkor a vevő számára elektronikus úton olyan dokumentum érkezik, melyet kizárólag nyomtatni tud, vagy akár egyből a nyomtatójára kerül. Ebben az esetben a számla kibocsátónak biztosnak kell lennie abban, hogy a befogadó oldalán papíralapú számla keletkezik.

 
Az elektronikus számla alkalmazásának feltételei:

Ha tehát a felek papíralapú számlázásban állapodnak meg azzal, hogy a számlát előzetesen, tájékoztatás céljából elektronikusan is megküldik, akkor a papír alapú bizonylat tölti be a számla szerepét.

 

A számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell (mind elektronikus mind papíralapú számla esetén):

Az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó feltételt a számlakibocsátónak és a számla befogadónak is teljesítenie kell.

 

Elektronikus módon egy számla akkor tesz eleget a fentiekre vonatkozó követelményeknek, ha vagy minősített elektronikus aláírással ellátott, vagy az EDI elektronikus adatként létrehozott és továbbított számlája.

 

 

###ROADBLOCK1###

 

Az elektronikus aláírás nem függ az elektronikus számla formátumától, így akár PDF dokumentumon, vagy bármely más fájlformátumban előállított dokumentumon (például. XML) is elhelyezhető. A PDF fájlformátum könnyebben feldolgozható számlaadatot is hordozhat. Ekkor a PDF dokumentumhoz csatolásra kerül egy XML, CSV vagy bármely más fájlformátumú, gépileg értelmezhető adatállomány is. 

 

Érdemes megvizsgálni, hogy a használatban levő számlázó program alkalmas-e a számla elektronikus aláírására. Ebben a szoftver fejlesztő tud segítségünkre lenni.

 

Gondolkozhatunk olyan komplex szolgáltatás választásán is, ami nem csupán az elektronikus számla kibocsátását támogatja, hanem annak hosszú távú megőrzését is biztosítja.

 

A NAV Online Számlázó programja ingyenesen használható. Alkalmazásának feltétele, hogy az adóalany regisztráljon a NAV Online Számla felületén. Itt papíralapú és elektronikus számla is előállítható. Ha elektronikus számlát választunk megjelenési formaként, akkor a számlán megjelenik az “elektronikus számla” felirat, és a program elektronikus aláírással látja el, és archiválja is azt.