Adóalanyként megtehetjük, hogy nem az itt bemutatott technológiai módszerek alkalmazásának valamelyikével bocsátunk ki elektronikus számlát.

 

Ebben az esetben azonban olyan üzleti ellenőrzési eljárást kell használni, amely megfelel a kívánalmaknak (számla eredetének hitelessége, adattartalma sértetlensége és olvashatósága).

A számla kibocsátó és befogadó által választott módszer eltérhet. A megfelelő üzleti ellenőrzési eljárás során az adóalanynak az adott ügylethez kapcsolódó valamennyi dokumentumot – így például a megrendelést, szerződést, fuvarokmányt, szállítólevelet, átutalási megbízást – össze kell vetnie a számlával. Azt kell ellenőrizni, hogy a számlában feltüntetett ügylet ténylegesen a feltüntetett mennyiségben és minőségben teljesült-e, továbbá számla befogadóként azt, hogy 

a számla kibocsátójának ténylegesen a feltüntetett fizetési igénye van-e, és a számla kibocsátója által megadott bankszámlaszám megfelelő-e.

###ROADBLOCK1###

Az üzleti ellenőrzési eljárás során a számlát az üzleti és számviteli folyamaton belül ellenőrzik, nem pedig független, önálló dokumentumként kezelik. Az üzleti ellenőrzési eljárással akkor teljesíthetőek az Áfa tv-ben meghatározott követelmények, ha azt támasztja alá, hogy a számla megfelelően, a valós gazdasági eseményt tükrözően lett kibocsátva. Ez történhet például integrált vállalatirányítási rendszer alkalmazásával (amiben az üzleti ellenőrzési eljárás beépített automatizmusokra épül, így a számla eredetének hitelességét a rendszerek biztosítják), vagy akár a számlának a meglévő üzleti iratokkal (például a megrendeléssel, megbízással, szerződéssel, szállító levéllel stb.) történő manuális összevetésével. 

Alapvető elvárás az üzleti ellenőrzési eljárással szemben, hogy annak könnyen követhetőnek és utólag bizonyíthatónak kell lenni. 

Az adóalanynak olyan elektronikus számlát kell befogadnia, amelyen van olyan informatikai megoldás, amely védi azt a változtatás ellen (elektronikus aláírás vagy egyéb dokumentum védelem). Egyéni vállalkozók és áfaalany magánszemélyek esetében erre megfelelő megoldás lehet az Ügyfélkapun alapuló Azonosításra Visszavezetett Dokumentumhitelesítési szolgáltatás, az AVDH is: (https://regi.ugyintezes.magyarorszag.hu/szolgaltatasok/avdh.html).

 

A befogadott számlák esetében az elektronikus aláírás a befogadott számlák kötegelt állományán való elhelyezésével is megvalósítható. Ilyenkor több elektronikus számlát egyetlen fájlba tömörítünk és a tömörített adatállományra helyezünk el elektronikus aláírást. 

Egy másik módszer, hogy egy elektronikus dosszié fájlban történik meg az elektronikus számlák tárolása, és az elektronikus dosszié fájlt írjuk alá elektronikusan.