Összeszedtük a lényeges tudnivalókat az elektronikus számlákkal kapcsolatban.
 
Az Áfa törvény szerint elektronikus számlának minősül minden olyan, az előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be.
 
A számla kibocsátása ténylegesen a számla számlabefogadó részére történő rendelkezésre bocsátással valósul meg. Így elektronikus számlának minősül az eredetileg papír alapon előállított számla is, melyet azonban nem személyesen vagy postai úton hanem beszkennelve, elektronikusan továbbítanak a befogadó részére. (Pl. elektronikus üzenetben küldött pdf számla).
 
A távnyomtatással kibocsátott számlák esetében a bizonylat nem elektronikus, hanem papíralapú számlának minősül. Ilyenkor a vevő számára elektronikus úton olyan dokumentum érkezik, melyet kizárólag nyomtatni tud, vagy akár egyből a nyomtatójára kerül. Ebben az esetben a számla kibocsátónak biztosnak kell lennie abban, hogy a befogadó oldalán papíralapú számla keletkezik.
 
Az elektronikus számla alkalmazásának feltételei:
  • a számlabefogadó beleegyezése (formálisan, vagy a fizetés által)
  • EDI rendszer alkalmazása esetén a felek előzetes, írásbeli megállapodása
Ha tehát a felek papíralapú számlázásban állapodnak meg azzal, hogy a számlát előzetesen, tájékoztatás céljából elektronikusan is megküldik, akkor a papír alapú bizonylat tölti be a számla szerepét.
 
A számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell (mind elektronikus mind papíralapú számla esetén):
  • a számla eredetének hitelességét,
  • adattartalma sértetlenségét és
  • olvashatóságát.
Az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó feltételt a számlakibocsátónak és a számla befogadónak is teljesítenie kell.
 
Elektronikus módon egy számla akkor tesz eleget a fentiekre vonatkozó követelményeknek, ha vagy minősített elektronikus aláírással ellátott, vagy az EDI elektronikus adatként létrehozott és továbbított számlája.
 
(Az EDI rendszer kialakításának feltétele két ügyviteli rendszer közötti zárt informatikai kapcsolat kiépítése.)
 
 
Az elektronikus aláírás nem függ az elektronikus számla formátumától, így akár PDF dokumentumon, vagy bármely más fájlformátumban előállított dokumentumon (például. XML) is elhelyezhető. A PDF fájlformátum könnyebben feldolgozható számlaadatot is hordozhat. Ekkor a PDF dokumentumhoz csatolásra kerül egy XML, CSV vagy bármely más fájlformátumú, gépileg értelmezhető adatállomány is. 
 
Érdemes megvizsgálni, hogy a használatban levő számlázó program alkalmas-e a számla elektronikus aláírására. Ebben a szoftver fejlesztő tud segítségünkre lenni.
 
Gondolkozhatunk olyan komplex szolgáltatás választásán is, ami nem csupán az elektronikus számla kibocsátását támogatja, hanem annak hosszú távú megőrzését is biztosítja.
 
A NAV Online Számlázó programja ingyenesen használható. Alkalmazásának feltétele, hogy az adóalany regisztráljon a NAV Online Számla felületén. Itt papíralapú és elektronikus számla is előállítható. Ha elektronikus számlát választunk megjelenési formaként, akkor a számlán megjelenik az “elektronikus számla” felirat, és a program elektronikus aláírással látja el, és archiválja is azt.
 
Cikkünk második részében megnézzük, mit kell csinálni, ha nem a fenti módszereket választjuk a számla eredete hitelességének, és adattartalma sértetlenségének biztosítására.
kép forrása: www.pymnts.com
Szerző
Kabarcz-Horváth Ibolya