Az Áfa tv. előírása alapján elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg. Az elektronikus okirat formátuma megváltozhat, de az eredet hitelessége, az adattartalom sértetlensége továbbra is biztosított kell legyen.
 
A megőrzés során biztosítani kell azt is, hogy az oly módon történjen, amely védi az elektronikus dokumentumot a következőktől: törlés, megsemmisítés, véletlen megsemmisülés, utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés. 
Kialakítható zárt rendszerű megőrzés is, ilyenkor úgy kerül az elektronikus dokumentum megőrzésre, hogy az adott informatikai megoldásban nem lehet elektronikus dokumentumot módosítani, törölni.
 
 
Ha átmenetileg nem lehet ezt megoldani, akkor a megőrzendő dokumentumot legalább két, eltérő adathordozóra érdemes elmenteni és a későbbiekben megoldani a hosszú távú megőrzését. Az archiválás gyakoriságát az adózónak kell meghatároznia.
 
Abban az esetben, ha az adóalany az elektronikus számlákat kizárólag papíralapon őrzi meg, az adóhatóság mulasztási bírságot állapíthat meg. A veszélyhelyzetben kibocsátott elektronikus számlák papíralapú megőrzése esetén az adóhatóság a mulasztási bírság kiszabását mellőzheti.
kép forrása: www.archivesproject.swisspeace.ch
Szerző
Kabarcz-Horváth Ibolya